Política de Tratamiento de Datos Personales – VitalNet Diseño y Desarrollo S.A.S

1. Objeto

La presente Política establece los lineamientos bajo los cuales VitalNet Diseño y Desarrollo S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, conserva, suprime y protege datos personales de clientes, prospectos, usuarios, proveedores, aliados, trabajadores, contratistas, visitantes del sitio web y terceros relacionados con sus actividades.

2. Alcance

Esta Política aplica a todas las bases de datos personales administradas por VitalNet en calidad de responsable del tratamiento, así como al tratamiento que realice como encargado por cuenta de sus clientes en virtud de contratos de software, soporte, implementación, mantenimiento, integración, desarrollo a la medida, facturación electrónica, gestión documental, ERP o soluciones tecnológicas para el sector salud.

3. Marco normativo

Esta Política se fundamenta principalmente en:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1377 de 2013 y normas compiladas o concordantes.
• Decreto 1074 de 2015.
• Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable.
• Ley 2300 de 2023, para contactos comerciales, publicitarios y canales autorizados.
• Normas aplicables al sector salud cuando el servicio involucre información clínica, historia clínica electrónica, interoperabilidad o datos asistenciales.

4. Definiciones principales

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos de salud.
Encargado: persona natural o jurídica que realiza tratamiento por cuenta del responsable.
Responsable: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento.
Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios aplicables

VitalNet aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

6. Bases de datos tratadas por VitalNet

VitalNet podrá administrar, entre otras, las siguientes bases de datos:

1. Clientes y usuarios.
2. Prospectos comerciales y leads.
3. Proveedores y aliados.
4. Trabajadores, contratistas y aspirantes.
5. Soporte técnico y mesa de ayuda.
6. Usuarios de plataformas o sistemas.
7. Visitantes del sitio web.
8. Participantes en eventos, webinars, reuniones o campañas.
9. Bases operadas como encargado por cuenta de clientes.

7. Finalidades del tratamiento

VitalNet podrá tratar datos personales para:

• Gestionar relaciones comerciales y contractuales.
• Responder solicitudes de información.
• Realizar diagnósticos, cotizaciones, propuestas y demostraciones.
• Ejecutar contratos de software, soporte, mantenimiento, implementación o desarrollo.
• Administrar usuarios, accesos, roles, tickets, soportes y capacitaciones.
• Emitir facturas, documentos contables, pagos y soportes tributarios.
• Enviar información técnica, operativa o transaccional.
• Enviar comunicaciones comerciales autorizadas.
• Medir campañas, conversiones, formularios y navegación.
• Realizar remarketing o publicidad personalizada previa autorización.
• Gestionar proveedores, aliados y contratistas.
• Cumplir obligaciones laborales, tributarias, contables, societarias y legales.
• Atender requerimientos de autoridades.
• Prevenir fraude, incidentes de seguridad o accesos no autorizados.
• Proteger derechos de VitalNet, clientes, usuarios y terceros.

8. Tratamiento de datos sensibles

VitalNet no solicitará datos sensibles salvo que sean necesarios para una finalidad legítima, contractual o legal. Cuando VitalNet actúe como responsable y requiera tratar datos sensibles, informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento, explicará la finalidad específica y solicitará autorización expresa.

Cuando VitalNet actúe como encargado en proyectos del sector salud, tratará los datos sensibles conforme a las instrucciones del cliente responsable, los contratos suscritos, las obligaciones de confidencialidad y las medidas de seguridad aplicables.

9. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

VitalNet no dirige sus campañas ni servicios comerciales a menores de edad. Si llegara a tratar datos de niños, niñas o adolescentes en proyectos del sector salud u otros servicios contratados por terceros, el tratamiento deberá responder al interés superior del menor, respetar sus derechos fundamentales y contar con la autorización de su representante legal cuando corresponda.

10. Derechos de los titulares

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos en la Ley 1581 de 2012, incluyendo conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización, ser informados del uso, presentar consultas o reclamos, solicitar supresión y revocar autorización cuando sea procedente.

11. Procedimiento para consultas

El titular podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de VitalNet. La consulta será atendida en máximo diez días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible responder en dicho término, VitalNet informará los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no superará cinco días hábiles adicionales.

12. Procedimiento para reclamos

El titular podrá presentar reclamos cuando considere que su información debe ser corregida, actualizada, suprimida o cuando advierta un presunto incumplimiento legal.

El reclamo deberá incluir identificación del titular, descripción de los hechos, datos de contacto y documentos soporte. Si está incompleto, VitalNet podrá requerir subsanación dentro de los cinco días hábiles siguientes. El reclamo será atendido en máximo quince días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo completo. Si no es posible responder en dicho término, VitalNet informará los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no superará ocho días hábiles adicionales.

13. Canal de atención

Área responsable: Gerencia / Administración de Protección de Datos
Correo: vitalnetdesarrollo@gmail.com
Asunto: Protección de datos personales – Consulta o reclamo
Dirección: Calle 116 #42 C-80, Barranquilla, Atlántico, Colombia
Teléfono / WhatsApp: +57 320 745 8335

14. Seguridad

VitalNet adoptará medidas razonables de seguridad física, técnica, administrativa y organizacional para proteger los datos personales. Estas medidas incluyen controles de acceso, gestión de usuarios, confidencialidad, copias de seguridad, cifrado cuando aplique, trazabilidad, capacitación interna y procedimientos de atención de incidentes.

15. Transmisión y transferencia

VitalNet podrá transmitir datos a encargados nacionales o internacionales cuando sea necesario para hosting, infraestructura cloud, CRM, correo, soporte, analítica, publicidad, contabilidad, pasarelas de pago u otros servicios necesarios para cumplir las finalidades autorizadas.

Cuando VitalNet transmita datos a encargados, procurará exigir obligaciones de seguridad, confidencialidad y tratamiento limitado a las finalidades autorizadas.

16. Registro Nacional de Bases de Datos

VitalNet verificará si se encuentra obligada a registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a los criterios aplicables. El RNBD es el directorio público de bases de datos personales sujetas a tratamiento en Colombia; los responsables no cargan allí los datos personales, sino la información exigida por el régimen aplicable.

17. Vigencia

Esta Política rige desde su publicación y permanecerá vigente mientras VitalNet trate datos personales. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades, obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias o de defensa jurídica.