1. Responsable del tratamiento

Razón social: VitalNet Diseño y Desarrollo S.A.S.
NIT: 901.937.362-1
Domicilio: Calle 116 #42 C-80, Barranquilla, Atlántico, Colombia
Correo para protección de datos: vitalnetdesarrollo@gmail.com
Teléfono / WhatsApp: +57 320 745 8335
Sitio web: www.vitalnet.com.co

2. Datos personales que podemos recolectar

VitalNet podrá recolectar los siguientes datos, según el canal y la relación con el titular:

• Datos de identificación: nombre, apellidos, tipo y número de documento, cargo, empresa.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, WhatsApp, ciudad, dirección.
• Datos comerciales: empresa, sector, necesidades tecnológicas, historial de cotizaciones, solicitudes, reuniones, propuestas y contratos.
• Datos de navegación: dirección IP, dispositivo, navegador, páginas visitadas, origen de tráfico, eventos de conversión, cookies y tecnologías similares.
• Datos de soporte: usuarios autorizados, solicitudes técnicas, tickets, archivos, evidencias, capturas de pantalla, logs funcionales y comunicaciones relacionadas con el servicio.
• Datos contractuales y administrativos: información necesaria para facturación, pagos, contabilidad, cumplimiento tributario, ejecución contractual y atención posventa.

VitalNet no solicita datos sensibles a través de formularios comerciales ordinarios. Sin embargo, por la naturaleza de algunos servicios para el sector salud, VitalNet puede llegar a tratar información sensible cuando actúe como proveedor tecnológico o encargado del tratamiento por cuenta de clínicas, IPS, hospitales, consultorios u otros clientes. En esos casos, el tratamiento se realizará bajo instrucciones del cliente, con medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.

3. Finalidades del tratamiento

VitalNet tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

1. Atender solicitudes realizadas por canales digitales, WhatsApp, correo, formularios o redes sociales.
2. Contactar a prospectos interesados en soluciones de software, ERP, facturación electrónica, gestión documental, inventarios, contabilidad, desarrollo a la medida o soluciones para el sector salud.
3. Elaborar diagnósticos, cotizaciones, propuestas comerciales, demostraciones, contratos y documentos relacionados con la prestación del servicio.
4. Ejecutar proyectos, implementaciones, parametrizaciones, capacitaciones, soporte técnico, mantenimiento y acompañamiento posventa.
5. Gestionar facturación, pagos, cartera, obligaciones contables, tributarias y administrativas.
6. Enviar comunicaciones operativas, técnicas, transaccionales o relacionadas con servicios contratados.
7. Enviar comunicaciones comerciales, educativas, promocionales o informativas, únicamente cuando el titular lo haya autorizado o exista una base legal aplicable.
8. Medir el rendimiento del sitio web, campañas, formularios, anuncios y contenidos digitales.
9. Realizar segmentación comercial y remarketing, siempre que el usuario haya autorizado las cookies o tecnologías correspondientes.
10. Cumplir obligaciones legales, contractuales, regulatorias o requerimientos de autoridades competentes.
11. Proteger la seguridad de nuestros sistemas, prevenir fraude, accesos no autorizados, incidentes de seguridad o usos indebidos de nuestras plataformas.

4. Autorización del titular

Antes o al momento de recolectar datos personales, VitalNet solicitará autorización previa, expresa e informada cuando sea exigida por la ley. La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, formularios web, casillas de aceptación no premarcadas, grabaciones, mensajes, contratos, documentos digitales o conductas inequívocas que permitan demostrar la voluntad del titular.

VitalNet conservará prueba de la autorización otorgada por el titular.

5. Datos sensibles

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Cuando por la naturaleza de un servicio se requiera tratar datos sensibles, VitalNet informará de manera clara la finalidad, aplicará medidas reforzadas de seguridad y obtendrá autorización expresa cuando actúe como responsable del tratamiento.

En proyectos del sector salud, VitalNet podrá actuar como encargado del tratamiento frente a información clínica o asistencial administrada por sus clientes. En estos casos, el cliente será responsable de contar con las autorizaciones, bases legales y políticas aplicables frente a pacientes, usuarios y trabajadores, y VitalNet tratará la información únicamente para ejecutar el servicio contratado.

6. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de VitalNet puede utilizar cookies propias y de terceros para permitir el funcionamiento del sitio, recordar preferencias, medir estadísticas, mejorar la experiencia de navegación y, previa autorización, realizar analítica publicitaria, medición de conversiones y remarketing.

El usuario podrá aceptar, rechazar o configurar las cookies no esenciales desde el banner o panel de configuración. Las cookies estrictamente necesarias podrán operar porque permiten el funcionamiento básico del sitio.

La información detallada se encuentra en el Aviso de Cookies publicado por VitalNet.

7. Comunicaciones comerciales y campañas

VitalNet podrá contactar a los titulares a través de los canales autorizados por ellos, tales como correo electrónico, teléfono, WhatsApp, SMS, redes sociales o formularios.

El titular podrá solicitar en cualquier momento la eliminación de sus datos para fines comerciales o cancelar la recepción de mensajes promocionales.

Para mensajes publicitarios y comerciales, VitalNet aplicará las reglas de autorización de canales, horarios y mecanismos de cancelación previstas en la normatividad colombiana aplicable. La Ley 2300 de 2023 aplica estas reglas a productores y proveedores frente al envío de mensajes publicitarios por SMS, aplicaciones web, correos y llamadas comerciales; además exige mecanismo ágil para cancelar la recepción de mensajes.

8. Transferencia y transmisión de datos

VitalNet podrá compartir datos personales con proveedores tecnológicos, hosting, plataformas de correo, CRM, analítica, pasarelas de pago, herramientas publicitarias, soporte técnico, contabilidad, asesores legales o autoridades competentes, únicamente cuando sea necesario para cumplir las finalidades informadas, ejecutar contratos, atender obligaciones legales o proteger la seguridad de los servicios.

Cuando existan encargados del tratamiento, VitalNet procurará establecer obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado de la información.

9. Seguridad de la información

VitalNet implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción. Estas medidas pueden incluir controles de acceso, cifrado, copias de seguridad, gestión de usuarios, acuerdos de confidencialidad, monitoreo, registro de eventos y procedimientos de atención de incidentes.

10. Conservación de datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, ejecutar la relación contractual, atender obligaciones legales, contables o tributarias, resolver reclamaciones, conservar evidencias de autorización o proteger intereses legítimos de VitalNet. Cumplida la finalidad, los datos serán eliminados, anonimizados o archivados conforme a la ley.

11. Derechos de los titulares

Los titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión de datos cuando sea procedente.
• Revocar la autorización cuando no exista deber legal o contractual de conservación.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante VitalNet.

La Ley 1581 reconoce estos derechos y establece procedimientos para consultas y reclamos.

12. Canal para ejercer derechos

El titular podrá ejercer sus derechos escribiendo a:

Correo: vitalnetdesarrollo@gmail.com
Asunto sugerido: Protección de datos personales – Solicitud
Información mínima: nombre completo, documento de identidad, datos de contacto, descripción clara de la solicitud y documentos soporte si aplica.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez días hábiles, prorrogables conforme a la ley. Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince días hábiles, prorrogables conforme a la ley.

13. Cambios en la política

VitalNet podrá actualizar esta Política de Privacidad. Los cambios serán publicados en el sitio web y, cuando sean sustanciales o afecten finalidades previamente autorizadas, se informarán por medios adecuados y se solicitará nueva autorización cuando corresponda.